COVID-19 : obligations des employeurs et organisation du travail

Le nouveau coronavirus (COVID-19) est une pandémie mondiale et, suite à la déclaration de l’Organisation mondiale de la santé selon laquelle il s’agit d’une urgence de santé publique de portée internationale, le gouvernement français a (au moment de la rédaction du présent article) porté le risque pour la France à la « phase 3 ». Il est compréhensible que cela suscite une grande inquiétude et des troubles pour vous et vos salariés. Nous répondons ci-dessous à quelques questions clés afin de clarifier les obligations légales des employeurs et de vous aider à protéger votre entreprise et votre personnel.

Pour donner un aperçu général de la situation actuelle en France, plusieurs mesures obligatoires radicales ont été prises au cours des dernières semaines, dont les suivantes

• La majorité des commerces, magasins et lieux publics sont fermés depuis le 15 mars 2020, seuls les commerces et activités essentiels (c’est-à-dire les magasins d’alimentation, les pharmacies, les banques, les stations d’essence, etc.) sont ouverts
• Les crèches, les écoles et les universités sont fermées depuis le 16 mars 2020.
• Un confinement est appliqué dans tout le pays depuis le 17 mars 2020, et restera en vigueur au moins jusqu’au 11 mai 2020. Les déplacements sont actuellement interdits, sauf dans les cas suivants et uniquement sur présentation d’un certificat (sur papier ou sur un smartphone) :
  • Voyages entre le domicile et le lieu de travail (lorsque le télétravail n’est pas possible), et pour les déplacements professionnels qui ne peuvent être reportés ;
  • les achats de fournitures nécessaires à l’activité professionnelle et de produits de première nécessité dans les magasins de proximité autorisés ;
  • la consultation d’un professionnel de la santé (si la consultation ou les soins ne peuvent être dispensés à distance et/ou ne peuvent être reportés) ;
  • Voyager pour des raisons familiales impérieuses ou pour aider des personnes vulnérables, à la stricte condition que les gestes de barrière soient respectés ;
  • Exercice physique, jusqu’à une heure par jour, autour de la maison et sans rassemblement (sauf avec les personnes vivant dans la même maison) – sous réserve d’autres restrictions locales ;
  • Exercice physique, jusqu’à une heure par jour, autour du domicile et sans rassemblement (sauf avec des personnes vivant sous le même toit) – sous réserve d’autres restrictions locales ;
  • Obligation de se présenter à la police, ou à une autorité publique ou judiciaire ;
  • Déplacement dans le seul but de participer à des missions d’intérêt général à la demande de l’autorité administrative et dans les conditions qu’elle précise.

Quelles sont les obligations des employeurs en ce qui concerne COVID-19 ?

Tous les employeurs ont l’obligation générale de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de leurs travailleurs.

Dans le contexte actuel, il convient de distinguer deux situations :

• D’une part, en raison des fermetures administratives, un nombre important d’entreprises ne peuvent plus fonctionner, en tout ou en partie. Il s’agit par exemple des théâtres, des musées, des magasins de vente (sauf exceptions comme les épiceries) et des centres commerciaux (sauf pour les activités de livraison) et des restaurants et bars (sauf pour les ventes à emporter).
• La fermeture administrative de ces entreprises oblige en effet les employeurs à recourir au licenciement temporaire (activité partielle) des salariés. Nous abordons cette question plus loin. Ces fermetures administratives seront effectives au moins jusqu’au 11 mai 2020.
• D’autre part, les entreprises qui ne sont pas entièrement soumises à ces mesures peuvent continuer à fonctionner. Toutefois, dans de tels cas, la recommandation officielle est de donner la priorité absolue au télétravail (travail à domicile), dans la mesure du possible.

Si le télétravail n’est pas possible, les employeurs doivent veiller à ce que les employés qui se rendent physiquement sur les lieux puissent travailler dans des conditions qui protègent, autant que possible, leur santé et leur sécurité. Cela implique, par exemple, d’aménager les postes de travail de manière à permettre une distance d’un mètre entre les employés. Les représentants du personnel doivent être consultés en cas de changement important dans l’organisation du travail (on notera toutefois que la réunion peut être organisée par vidéoconférence).

Les employeurs devront également fournir des certificats permettant à ces employés de se rendre de leur domicile à leur lieu de travail.

En outre, il est recommandé de suspendre toute réunion physique qui n’est pas indispensable à la poursuite de l’activité.

Plus généralement, les employeurs doivent procéder à une évaluation des risques (en liaison avec les représentants du personnel et le médecin du travail), qui doit être actualisée en permanence en fonction de l’évolution de l’épidémie actuelle, et prendre en considération tout facteur susceptible de rendre les salariés particulièrement sensibles à l’infection (par exemple, un contact étroit avec le public, le cas échéant).

Les employeurs devraient également envisager de diffuser des informations actualisées sur les bonnes pratiques d’hygiène et fournir tout équipement nécessaire pour faciliter cette diffusion, comme des désinfectants pour les mains. Par exemple, nous recommandons d’émettre et de mettre à jour un rappel des mesures que les employés peuvent prendre pour aider à arrêter la propagation de virus comme le coronavirus. Ces conseils doivent être fournis en français et inclure les rappels suivants :

• Couvrez votre bouche et votre nez avec un mouchoir en papier ou votre manche (pas vos mains) lorsque vous toussez ou éternuez
• Mettez immédiatement les mouchoirs utilisés dans la poubelle
• Lavez-vous souvent les mains à l’eau et au savon – utilisez un gel désinfectant pour les mains si vous n’avez pas d’eau et de savon
• Se saluer sans se serrer la main, éviter les baisers pour dire bonjour
• Essayez d’éviter tout contact étroit avec des personnes malades
• D’une manière générale, tenez-vous à deux mètres de distance les uns des autres et évitez tout contact étroit (y compris dans l’ascenseur ou au restaurant d’entreprise)

Nous conseillons également :

• de faire largement connaître le numéro d’appel d’urgence mis en place spécifiquement par les autorités pour toute question liée à l’épidémie (disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7) : 0 800 130 000
• d’inviter toute personne soupçonnée d’avoir été infectée à rester chez elle, et à appeler son médecin généraliste (si les symptômes sont légers) ou (si et quand les symptômes s’aggravent) les services d’urgence, en composant le 15 (c’est le numéro gratuit habituel pour les urgences médicales).

Les employeurs peuvent-ils demander ou exiger d’un employé des informations sur son exposition potentielle ou réelle au COVID-19 ?

Les employeurs français ont l’obligation de fournir un environnement de travail sûr et sécurisé en vertu des articles L. L4121-1 et suivants du Code du travail français. La collecte de ces données peut être nécessaire pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être des autres employés. Les salariés français sont soumis à une obligation plus générale de se conformer aux instructions ou demandes raisonnables de leur employeur. Les employeurs peuvent donc demander à un employé de confirmer et de préciser volontairement où il a passé les 15 derniers jours afin d’évaluer le niveau de risque pour la main-d’œuvre. Les employeurs ne peuvent toutefois pas demander à leurs employés de confirmer qu’ils ne sont pas infectés ni demander un certificat médical au même effet.

Ces données doivent également être traitées conformément aux exigences applicables en matière de protection de la vie privée. Les informations relatives à la santé d’un employé (par exemple, si la personne a été diagnostiquée avec le virus ou si elle souffre de symptômes) sont des données personnelles sensibles et, par conséquent, des exigences et obligations supplémentaires s’appliquent au traitement de ces données. Bien que la GDPR soit une législation européenne, la situation est complexe du point de vue de la protection des données personnelles en Europe. Les employeurs constateront que le type et l’étendue des informations qu’ils peuvent traiter en toute conformité, ainsi que la base juridique pour le faire, sont susceptibles de varier d’un pays à l’autre.

• En France, les employeurs devraient être en mesure de traiter ces informations sur les employés en s’appuyant sur l’article 9, paragraphe 2, point b), de la GDPR ainsi que sur la loi informatique et libertés de 1978, sur la base de l’obligation de santé et de sécurité mentionnée ci-dessus.
• Les employeurs français devraient démontrer que la collecte d’informations sur les employés est nécessaire pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être de leurs employés, et devraient documenter leur considération du risque pour leurs employés et de toute alternative envisagée.
• Les employeurs devraient disposer d’un document politique approprié pour ce traitement et des principes et obligations clés habituels (tels que la transparence, la minimisation des données et les exigences de sécurité).
• Il est conseillé de suivre les lignes directrices actualisées données par la CNIL (Agence française de protection des données) sur son site web, en ce qui concerne l’épidémie actuelle
• En particulier, les employeurs doivent éviter la collecte systématique et générale de données relatives à la santé des employés.

Les employeurs peuvent également être confrontés à des situations où un client/client demande ou exige des informations de voyage ou de santé concernant leurs employés.

• Lorsque cela s’applique, l’employeur devrait, comme point de départ, chercher à fournir une assurance générique au client/client.
• Si cela ne suffit pas, l’employeur devrait examiner s’il y a des raisons pour qu’il fournisse certaines informations au tiers. Les employeurs pourraient également envisager d’informer les employés qu’ils peuvent fournir des informations à des tiers, s’ils en font la demande et s’ils sont heureux de le faire.
• À moins que l’employeur n’y soit clairement obligé par la loi, le consentement de l’employé sera probablement la seule base juridique applicable pour partager ces informations avec des tiers (à moins, par exemple, que l’employeur n’y soit légalement obligé). Pour être valable, le consentement doit être donné librement.
• L’entreprise ne doit pas exiger des employés qu’ils fournissent ces informations à des tiers et doit examiner attentivement les mesures à prendre, le cas échéant, si l’employé refuse de le faire. Il existe un risque que, lorsque l’employeur exige des employés qu’ils se rendent sur les sites des clients, le consentement de tout employé à la fourniture d’informations pour accéder à ces sites ne soit pas donné librement et ne soit donc pas valable.

Un salarié français ne peut être sanctionné en raison d’un état de santé particulier, en refusant de divulguer son état de santé, en divulguant son état de santé malgré les recommandations de l’employeur, ou en refusant de divulguer le lieu où il a été/visité en dehors du travail.

En outre, la position concernant les règles européennes en matière de confidentialité des données et leur impact sur les informations relatives à COVID-19 est en cours d’élaboration. Un certain nombre de gouvernements de l’UE, dont le gouvernement français, ont publié des orientations supplémentaires et d’autres encore examinent la nécessité éventuelle d’une législation d’urgence, en particulier si la situation s’aggrave. La situation devra être suivie de près à mesure que la situation évoluera et que de nouvelles orientations seront disponibles.

Enfin, lors de son discours du 13 avril 2020, le président français Emmanuel Macron a noté que les autorités publiques travaillaient sur une éventuelle mise en œuvre d’une application de suivi numérique pour prévenir d’éventuelles nouvelles épidémies au moment du « déconfinement », (c’est-à-dire à partir du 11 mai 2020). L’application étant encore en cours de développement, les nombreuses questions de protection des données soulevées à la suite de cette annonce n’ont pas encore reçu de réponse définitive.

Quelles sont les obligations des employeurs en cas d’absence ou d’infection des employés ?

Les employés infectés par le coronavirus

Si un employé est infecté par le COVID-19, l’employeur doit lui recommander de rester à la maison et d’appeler son médecin généraliste (si les symptômes sont légers) ou (si et quand les symptômes s’aggravent) les services d’urgence, en composant le 15.

Il n’existe actuellement aucune obligation spécifique pour les employeurs d’informer les représentants du personnel (tels que les comités d’entreprise) si un employé est infecté. Toutefois, il est toujours recommandé de le faire, en particulier si les employés travaillent physiquement sur les lieux – avec un risque plus important pour la santé et la sécurité des autres employés. Lorsqu’ils divulguent ce type d’informations à des personnes autres que les autorités, les employeurs doivent veiller à trouver un équilibre entre la vie privée de l’individu et l’intérêt du public à éviter la propagation du virus – en gardant à l’esprit que ce type d’informations a tendance à circuler de lui-même, et qu’il vaut mieux aborder la question pour rassurer toutes les parties prenantes que d’éviter complètement le sujet.

En outre, les recommandations sanitaires actuelles consistent à évacuer et, après un délai de 3 heures, à procéder à un nettoyage et une désinfection complète des locaux.

Les employés infectés sont indemnisés dans le cadre des congés de maladie ordinaires (dont les détails dépendront de toute convention collective applicable).

Employés potentiellement infectés ou employés à risque vis-à-vis du COVID-19

Lorsqu’un employé a été en contact avec un collègue infecté, il doit, dans la mesure du possible, être libéré de son travail ou de son domicile, avec, en tout état de cause, l’instruction de prendre sa température deux fois par jour pendant 14 jours, de vérifier les symptômes et, en cas de doute, d’appeler son médecin traitant ou le numéro gratuit « 15 », sans se rendre effectivement chez son médecin de famille ou aux urgences. Il va de soi que la confidentialité doit être respectée dans la mesure du possible.

En général, s’il y a une raison de croire qu’un employé présente un risque pour la santé des autres employés, l’employeur peut leur demander unilatéralement de travailler à domicile (si cela n’a pas déjà été fait) ou, si cela n’est pas compatible avec leurs fonctions, d’exempter le travailleur et de lui refuser l’accès aux locaux. Toutefois, le salarié conserve son droit à la rémunération pendant cette période d’exemption.

Si un salarié est mis en quarantaine ou exposé potentiellement, il a droit à des prestations de sécurité sociale pendant 20 jours au maximum, à condition qu’il demande le certificat médical approprié (sous réserve d’une évaluation médicale de son cas particulier). L’employeur doit compléter les prestations de sécurité sociale pour maintenir au moins 90 % du salaire brut de l’employé pendant les 30 premiers jours, et 66 % pendant les 30 jours suivants.

On notera également qu’un congé maladie spécifique est disponible pour les personnes « dont l’état de santé les conduit à être considérées comme risquant de développer une forme grave de la maladie Covid-19 ». Ces personnes peuvent demander un arrêt de travail pour une période initiale de 21 jours (sans passer par leur médecin). Les personnes éligibles sont les femmes enceintes (pendant le troisième trimestre de la grossesse), les personnes souffrant de maladies respiratoires chroniques (telles que l’asthme et la bronchite chronique) et les personnes souffrant d’insuffisance cardiaque. L’employeur est également tenu de compléter les prestations de sécurité sociale dans ces circonstances.

Voyages d’affaires et épidémie de coronavirus

Les déplacements sur le territoire français (qu’ils soient de nature personnelle ou professionnelle) doivent être justifiés par l’un des motifs autorisés (voir ci-dessus), et la personne doit être munie d’un certificat à tout moment.

D’une manière générale, il est préférable de différer tout déplacement, qu’il soit à l’étranger ou sur le territoire français (et qu’il soit personnel ou professionnel).

Si un déplacement (à l’étranger) est inévitable, il est conseillé aux employeurs de se référer aux instructions figurant sur le site du gouvernement et de s’assurer que les employés suivent les directives correspondantes.

Comme de plus en plus de pays prennent des mesures, souvent à très court terme, pour interrompre les liaisons aériennes vers la France, il est conseillé aux personnes qui voyagent actuellement à l’étranger et qui sont en mesure de le faire de prendre toutes les mesures nécessaires pour revenir en France par avion le plus rapidement possible.

Il est particulièrement recommandé de proposer aux salariés en mission ou en détachement dans une zone à risque (la liste actualisée se trouve sur la page web du ministère de la Santé) de se faire rapatrier.

Refus de travailler ou de se présenter au travail en raison du COVID-19

Dans la mesure du possible, le télétravail devrait être mis en œuvre pendant la durée du confinement.

Les employeurs travaillant dans des secteurs où le travail à domicile n’est pas possible devraient envisager leur approche à l’égard des employés qui souhaitent rester à la maison pour éviter d’être infectés. Les employés sont tenus de travailler et, à ce titre, ils ne peuvent pas s’absenter de leur propre initiative par crainte d’être infectés.

Toutefois, les employés ont le droit de ne pas se rendre sur les lieux de travail :

• s’ils sont infectés ou mis en quarantaine, et peuvent le prouver par un certificat médical ;
• S’ils s’occupent d’un enfant à domicile – dans ce cas, ils peuvent bénéficier d’un congé spécifique (jusqu’à la réouverture de l’école) ;
• Si le fait de venir travailler peut effectivement présenter un risque pour leur santé et leur sécurité, par exemple si l’un de leurs collègues est infecté – jusqu’à ce que les locaux aient été nettoyés et désinfectés ; ou
• Si l’entreprise n’a pas mis en œuvre les mesures de protection et d’éloignement social requises (qui varient selon le secteur d’activité et les tâches particulières de chaque salarié).

Dans certaines circonstances, un refus peut être traité comme une question disciplinaire (mais les employeurs doivent toujours faire preuve d’une grande prudence).

Garde d’enfants et pandémie de coronavirus

Toutes les crèches et écoles sont désormais fermées, au moins jusqu’au 11 mai 2020 (un service d’accueil minimum est maintenu, uniquement pour les enfants du personnel qui sont essentiels à la gestion de la crise sanitaire).

Si un employé doit rester à la maison pour s’occuper d’un enfant (ou de plusieurs enfants) de moins de 16 ans, il peut bénéficier d’un congé spécifique (avec les indemnités de sécurité sociale correspondantes), complété par une indemnité de l’employeur), à condition que le télétravail ne soit pas une option disponible dans sa situation.

Un formulaire doit être rempli en ligne par l’employeur sur le site web de l’assurance maladie nationale, tandis que le salarié doit fournir un certificat attestant qu’il est le seul parent à bénéficier de ce congé spécifique.

Quelles sont les obligations des employeurs lorsque les bureaux sont partiellement ou totalement fermés ?

En principe, la fermeture d’un bureau ne dispense pas l’employeur de verser le salaire de ses employés. C’est pourquoi, dans la mesure du possible, notre première recommandation est de mettre en place le travail à domicile pour le plus grand nombre d’employés possible. Dans les circonstances actuelles, le consentement de l’employé n’est pas absolument nécessaire.

Compte tenu des « circonstances exceptionnelles » actuelles, les employeurs peuvent appliquer le régime de « l’activité partielle » (c’est-à-dire le chômage partiel / le congé / le licenciement temporaire), qui permet à l’entreprise de fermer temporairement tout ou partie d’un établissement (ou de réduire les heures de travail collectives), tout en ne maintenant qu’une fraction des salaires des employés concernés et en obtenant une indemnité financée par l’État pour compenser le maintien de ces salaires.

Une réforme (temporaire) du régime a été mise en place progressivement au cours des dernières semaines, afin de le rendre plus accessible et de renforcer la subvention publique correspondante qui est versée aux employeurs pendant la crise du Covid-19. Les nouvelles mesures comprennent :

• La possibilité de demander une activité partielle jusqu’à 30 jours après sa mise en œuvre (plutôt que de faire une demande préalable) ;
• Une flexibilité accrue concernant l’obligation de consulter les représentants du personnel (leur avis peut être obtenu après le déclenchement du régime) ;
• Une compensation accrue pour les employeurs dans le cadre de ce régime (c’est-à-dire le remboursement jusqu’à 100% de ce qu’ils ont payé aux employés pour les heures non travaillées).

Au moment de la rédaction de cet article, la réforme annoncée a été largement mise en œuvre. Un décret devrait encore être publié dans les prochains jours, afin de fournir des détails supplémentaires sur les règles spécifiques de calcul de l’indemnisation.

Il est fortement recommandé de se tenir au courant de ces recommandations, car elles sont assez détaillées et mises à jour quotidiennement.

Pour plus de renseignements :

https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/coronavirus-questions-reponses-pour-les-entreprises-et-les-salaries

Comptes twitter officiels :

• https://twitter.com/gouvernementFR
• https://twitter.com/Minist_Travail/status/1239566856412954626/photo/1